Privacy

ACCORDING TO EU GENERAL DATA PROTECTION REGULATION AND FINNISH PERSONAL DATA ACT 10§.
Updated February 28th 2019

Registrar

Viiskanta Constellation
Company ID: 2859693-4
Contact: Otso Viiskanta
Phone: +358 41 496 3637
Email:
Name of the register: Asiakasrekisteri (Customer Register)

Personal data is used for the following purposes

Contact management
Identification of marketing needs
Management and development of customer relations
Customer service maintenance
Reporting and marketing

The data content

Customers and potential customers.
Collecting and storing the following data:
Name and contact information (address, phone number, www address and email address). Uses: Communication and marketing targeting.
Billing information (address, email, e-invoicing ID's, bank account number)
Employer/company and role/job title. Uses: Managing customer relations and marketing targeting.
Required usernames and passwords for building and maintaining our customers' websites (web host, domain host)
Information about the services ordered by the customer
Communication information (notes about contacts to customer and marketing calls)
Data is collected for maintaining customer relations and for marketing purposes

Data transfer outside EU and EEA

Data may be disclosed outside EU or European Economic Area in case of project involving an entity outside of EU or EEA and disclosure of data to that party is necessary for the implementation of the project.
Information may also be disclosed outside EU or EEA by our service providers. In which case service provider has joined to so-called EU-US Privacy Shield.

The principles of protecting the registry

Only those who need the data in their work are allowed to use register
The information is confidential and stored in database which is accessible only to the registry keepers.
Those in the register have right to inspect the information about them. If customer wants to use his/her right to inspection he/she must send personally signed inspection request.

Retention of personal data

The information is stored for as long as it is required to maintain the customer relationship. We store information also for marketing purposes in which case the retention period is two (2) years max.

Rights for those in register

The right to inspect your information and to notify any changes in personal information.
The right to prohibit the use of personal data for direct marketing.
The right to prohibit the registrar from processing the personal data.
Prohibition can be done by sending a written request by email to address: otso.viiskanta@bearfive.com

Disclosure of the data

Information is not generally shared for marketing purposes outside Viiskanta Constellation
Our service providers (Google, Microsoft, A2 Hosting, Mail & Media Inc, Teamgate LTD, Automattic Inc, N Squared, ServMask Inc, Yoast BV, Elisa Oyj) comply with data protection legislation.




Yksityisyydensuojaseloste

EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN (GDPR) JA SUOMEN HENKILÖTIETOLAIN 10§:N MUKAAN.
Päivitetty 28.2.2019

Rekisterin pitäjä

Viiskanta Constellation
Y-tunnus: 2859693-4
Yhteyshenkilö: Otso Viiskanta
Puhelin: 041 496 3637 Sähköposti:
Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri
bearfive.com

Henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten

Yhteystietojen hallinta
Asiakkaiden markkinointitarpeiden kartoittaminen
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Asiakaspalvelun ylläpito
Tiedottaminen ja markkinointi

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.
Kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:
Nimi ja yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, www-osoite sekä sähköpostiosoite). Käyttötarkoitukset: yhteydenpito ja markkinoinnin kohdentaminen.
Laskutustiedot (postiosoite, sähköposti, verkkolaskutunnukset, tilinumero)
Työnantaja/yritys ja rooli/titteli. Käyttötarkoitukset: Asiakassuhteen hoitaminen ja markkinoinnin kohdentaminen.
Asiakkaiden verkkosivujen rakentamiseen ja ylläpitämiseen vaadittavat tunnukset ja salasanat (webhost, domain host)
Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista
Tiedot yhteydenpidosta asiakkaan kanssa
Tietoja kerätään ja säilytetään asiakassuhteiden ylläpito- ja markkinointitarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle kun kyseessä on projekti, jossa on mukana yhteistyössä EU:n ulkopuolinen taho ja tietojen luovuttaminen tälle taholle on oleellista projektin toteutuksen kannalta.
Tietoja voidaan luovuttaa EU:n ulkopuolelle myös käyttämiemme palveluiden tarjoajien toimesta, missä tapauksissa palveluntarjoaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään
Tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä säilytetään tietokannassa, jonne on pääsy vain rekisterin pitäjällä.
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Jos asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää henkilökohtaisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin asiakassuhteen ylläpitäminen vaatii. Lisäksi säilytämme tietoja markkinointitarkoituksiin, missä tietojen säilytysaika on korkeintaan kaksi (2) vuotta.

Henkilötietojen hävitystapa

Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään jatkomarkkinointitarkoituksiin kaksi (2) vuotta, minkä jälkeen ne hävitetään tiedostoista.
Markkinointitarkoituksiin kerättyjä tietoja hävitetään kerran vuodessa (joulukuun lopussa) sitä mukaa, kun kahden vuoden säilytysaika on tullut täyteen.

Rekisteriin kuuluvien oikeudet

Oikeus tarkistaa omat tiedot ja ilmoittaa mahdollisista muutoksista.
Oikeus kieltää tietojen käyttö suoramarkkinointiin.
Oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseä koskevia tietoja
Kiellon voi tehdä lähettämällä kirjallisen pyynnön sähköpostitse osoitteeseen: otso.viiskanta@bearfive.com

Tietojen luovutus

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Viiskanta Constellationin ulkopuolelle
Käyttämämme palveluntarjoajat (Google, Microsoft, A2 Hosting, Mail & Media Inc, Teamgate LTD, Automattic Inc, N Squared, ServMask Inc, Yoast BV, Elisa Oyj) noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Ongelmatilanteet, menettelytavat ja vastuut

Ellei muuta ole sovittu, jokainen tietojen käsittetyyn osallistuva osapuoli vastaa osaltaan siitä, että tiedot eivät yhdisty vääriin henkilöihin, katoa, muutu tai paljastu tahoille, joille ne eivät kuulu. Rekisterin pitäjä pitää tietojärjestelmän, henkilöstönsä koulutuksen, tietojen käsittelemisen ja tietoturvallisuuden sen tasoisena, että ongelmatilanteet torjutaan mahdollisimman hyvin.
Se osapuoli, jonka vastattavalla alueella ongelmatilanteen syy on tapahtunut, huolehtii korjaavista toimenpiteistä kohtuudella käytettävissään olevin keinoin.